Deadline voor gegevensregistratie UBO-register nadert!

Op 27 september 2020 trad het UBO-register in werking. Ben je aandeelhouder van een bv of heb je een andere vorm van eigendom of zeggenschap in een onderneming (waaronder dus ook een vof ed), dan heb je sindsdien achttien maanden de tijd gekregen om jouw gegevens bij de Kamer van Koophandel te laten registreren in het UBO-register. Die achttien maanden zijn bijna voorbij. Op 27 maart 2022 moet je aan deze registratieplicht hebben voldaan. Als je daarmee te laat bent, kan dit grote consequenties hebben. Hierna lees je wat die registratieplicht ook alweer inhoudt en welke maatregelen er getroffen zijn om jouw privacy te beschermen, nadat jouw gegevens zijn geregistreerd.

Voor wie?

In Nederland opgerichte vennootschappen en andere juridische entiteiten in Nederland moeten net als in alle andere EU/EER-lidstaten – de gegevens registreren bijhouden van uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s: Ultimate Beneficial Owners). Dit moet voorkomen dat het financiële stelsel wordt gebruikt voor witwassen en terrorismefinanciering. Je bent een UBO als je uiteindelijk voor meer dan 25% eigenaar bent – of zeggenschap hebt over – o.a. bv’s, nv’s, stichtingen en verenigingen, maar ook over maatschappen, vennootschappen onder firma of commanditaire vennootschappen die naar Nederlands recht zijn opgericht. Ben je UBO van een vennootschap die naar buitenlands recht is opgericht, dan worden jouw gegevens niet in Nederland geregistreerd, maar mogelijk wel in een andere EU-/EER-lidstaat. Ook een eenmanszaak valt niet onder de registratieplicht.

Welke gegevens?

De gegevens in het UBO-register betreffen jouw naam, geboortemaand en -jaar, woonstaat, nationaliteit en aard en omvang van het belang dat je houdt. Deze gegevens zijn voor iedereen openbaar, maar kunnen alleen op naam van jouw onderneming of rechtspersoon worden geraadpleegd, niet op jouw eigen naam. Daarnaast worden bepaalde gegevens opgenomen die alleen door bevoegde autoriteiten en door de Financiële Inlichtingen Eenheid (FIU) mogen worden ingezien. Dit betreffen jouw BSN/buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN), jouw geboortedag en -plaats en je geboorteland, jouw woonadres en een kopie van een geldig identiteitsdocument en van document(en) waaruit de aard en grootte van jouw economisch belang blijkt.

Waar en wanneer gegevens aanleveren?

De Kamer van Koophandel (KvK) beheert het UBO-register. Je hebt tot 27 maart 2022 de tijd om de gegevens in het UBO-register te laten vastleggen. De 18-maandentermijn geldt alleen voor vennootschappen en andere entiteiten die op 27 september 2020 bestonden. Vennootschappen en andere entiteiten die na 27 september zijn opgericht, moeten de gegevens van hun UBO(’s) gelijktijdig registreren met de inschrijving in het Handelsregister. De registratie van de UBO-gegevens is ook een voorwaarde voor het verstrekken van een KvK-nummer. Voldoe je niet aan de registratieplicht, dan kan een sanctie volgen, bijvoorbeeld een boete. De kan uiteindelijk zeer hoog oplopen.

Waarborgen privacy

Het UBO-register wordt deels openbaar. Daar maak je je misschien zorgen over, maar er zijn maatregelen getroffen om je privacy te beschermen. De persoon die gegevens uit het UBO-register wil raadplegen, moet zich namelijk vooraf identificeren. Die identiteit wordt met nieuwe elektronische identificatiemiddelen vastgelegd. Daarnaast moet de raadpleger een vergoeding betalen en heb je inzage in het aantal keren dat jouw gegevens zijn verstrekt. Hiervan worden uitgezonderd de raadplegingen door de FIU en de bevoegde autoriteiten. In bijzondere omstandigheden kan je verzoeken om afscherming van jouw gegevens.

Meer weten?

Wil je meer weten of heb je vragen? Bel of mail ons dan op het nummer (088) 505 55 00 of mail je vraag naar info@businessbalance.nl. Wij helpen je graag verder.

Bronnen: Fiscount, KvK, Business en Balance